春めいてあたたかな日が続いていますね。私も妊娠9ヶ月になりだんだんお腹が大きくなって歩くのが億劫ですが、お外にお散歩に行きたくなる陽気です。
さて、役員を務める会社での役員会がありまして、中間層がなかなか育たないな〜という話題になりました。中でも社員がタスク管理をうまくできていないという問題が浮上。タスク管理だけをやる専任の人をつけるか？など色々と考えましたが、実際タスク管理自体も誰でもできるわけではないんですよね。大手企業のマーネージャーでもタスク管理できていない人はたくさんいます。
そこで今回は、タスク管理が苦手！という人に向けて私のオススメの方法3つをご紹介します。IT業界で14年、プロジェクトマネジメントなどもしてきた私が今でもやってる方法ですので、ぜひ参考にしてみてください。
Contents
タスク管理が苦手な人の傾向とは？
最初にまず、タスク管理が苦手な人の傾向を見ていきたいと思います。
タスクの期限と担当を明確にしていない
タスクが発生した時に、それをいつまでに誰がやるのか？ということを明確にしていない人が非常に多いです。なんとなく曖昧なまま会議が終わる。宙ぶらりんのまま。社長や上司は指示をしたはずなのに、これだと誰も自分がボールを持っていると認識していない状態なんですよね。それでそのタスクは放置されることになります。
タスクを記録していない
発生したタスクを記録していない、頭で覚えていようとする人がけっこういますが、人は48時間以内に50%のことを忘れると言われていますので、普通の人は絶対に記録しないと忘れます。
タスク管理表が形骸化している
タスク管理表はあるのに、使われていない、形骸化している、開くクセがない場合が多く見られます。特に会議中に議事録を書いていたりすると、そこには書いたのに全体のタスクを管理する管理表には記載し忘れていたなんてことがよくあります。
そもそもタスクだと思ってない
これは重症パターンなのですが、会議中に話題に上がったタスクがそもそもタスクだと認識できていない人もたくさんいます。タスクだと思っていないので、拾えるはずもなく、記録や実行以前の問題ですね…
タスクの途中経過の報告相談をしない
タスクは完了するまで自分一人でやるもの！と思ってしまっている完璧主義者の方は要注意ですね。タスクの途中経過の報告や相談をしないと、大概期限ギリギリあるいは期限が過ぎてから怒られることになります。タスクは期限を守ることも大切ですが、質も大切なので…
タスク管理にオススメの3つの方法
タスク管理苦手と思っている方はぜはぜひこちらの3つの方法を試してみてください。私が新卒の頃からずっと意識してやってきていることですので効果は実証済みです！
手書きのメモをとる
私は2006年に新卒でIT業界に入って14年になります。恐らく一般の方よりもタイピングはかなり早いです。でも、必ずノートとペンを持っています。なぜかというと、パソコンに打つよりもノートにメモしたほうがはるかに記憶に残るのと、後で見返した時にタスクがパッと見た目でわかるからです。
ちなみに字はめちゃくちゃ汚いです。時々、速記か！？というミミズ的な文字もあります（笑）人に見せるためのノートではなく、自分が思いだすためのノートです。
ポイントは
- とにかくスピードを重視し、キレイに書こうとしない
- タスクには○をつけて後から一目でわかるように印をつけておく
このノートを見返しながらその日のうちにExcelなどのタスク管理表に入力していきます。その際、必ず期限と担当者の欄は空欄にしないことです。会議の進行中にこの期限と担当者が決まらないまま次に進みそうになったら、一度進行を止めてて、いつまでに誰が何をやるかを確認するようにします。
ちなみに、議事録を取らなければならないような場合は、私はメモ帳に議事内容はパソコン上で打ち込み、タスクだけ手書きのメモをするといった形で分けています。
翌日までにタスクの途中まで手をつける
できればその日中、または翌日までにタスクの途中まで手をつける！というのが私のやり方です。というのも、会議などが終わってすぐにタスクにとりかかった方が圧倒的に記憶も明確で作業効率も上がります。48時間で50%忘れるわけですから、遅くとも翌日までに手をつけます。
期限によっては、そんなすぐにやらなくても…と先延ばしにする人もいるかもしれませんが、そうすると思い出すだけでもものすごく時間がかかります。
ここでのポイントは、全部を終わらせるわけではなく「途中まで」手をつけるということです。
手をつけ始めると何がわかるかというと
- 期限に間に合うのか間に合わないのか？
- ゴールに対して逆算でどんなステップが必要なのか？
- 自分だけで完結するか、他の人を巻き込む必要があるのか？
など、タスクを完了させるまでのステップをイメージすることができます。
ゴールからの逆算が大事なので、このイメージを最初に持つことができれば、事前に人に相談したり、不明瞭なことがあれば確認したりすることができます。
人に突っ込まれる状態を作る
見出しを見ただけだと何それ？と思われるかもしれませんが、文字通り人に突っ込まれる状態をあえて自分から作っておくことはめちゃくちゃオススメです！
例えば、
- 自分が今やっているタスクに関して進捗報告のメールを上司やチームに対して毎日送ってみる
- Slackなどチャットツールで「〇〇はいつまでにやります！」と自ら期限を宣言する
- タスク完了までのステップや資料のドラフトを事前に出してフィードバックをもらう
特にメールなどに明文化すると、自分の考えが整理されますし、それを自分のデスクトップ上に置いておくよりも一目にさらすことで、突っ込んでくれたり、方向性を修正したりすることができます。
また上司やチームメイトは、あなたがそのタスクをやっているということも、進捗状況もわかるので一石二鳥です。後から色々突っ込まれるよりも、先にフィードバックを受けて期限までのアウトプットの質を上げることの方が大切です。
タスク管理表に書いて、それを確認するようなルーティンが既にできていたり、管理システムを導入しているのであればそれを使えば良いと思います。その場合は、常にそのファイルやシステムを開いておいて、何か作業をしたらそこに入力する癖を必ずつけましょう！
まとめ
人それぞれですが、私は以下の3つをやることでタスク管理しており、うまくいっています！
①手書きのメモ
②すぐ途中まで手をつける
③人に突っ込まれる
忘れてました…すみません。ということはほとんどないです。（ご迷惑おかけしたことある方はすみません！この場をお借りして謝罪）
ぜひ皆さんも試してみてくださいね。
