効率だけでなく効果を考えるタイムマネジメント講座

こんにちは、キャリアアドバイザーの白木賀南子です。先日、顧問先でタイムマネジメント講座を担当させて頂きました。私自身、タイムマネジメントのセミナーはたくさん受けてきたし、個人的に教えたことはあったのですが、企業様向けに行ったのは初めて。IT業界での経験、母になってからの実体験、出版プロデューサーの仕事を通して培った知識などフル動員して内容を考えていたら、「これも伝えたい!あれも伝えたい!」と盛りだくさんになってしまいました。

改めて感じたことは、自分が教える立場に立つことは、自分の経験や知識を整理する絶好のチャンスであり、知識習得への近道だということです。

今日は、タイムマネジメント講座お伝えした内容を少しご紹介します。皆さんの仕事に役立つヒントが何かあればうれしいです。

時間とは?

そもそも、管理しようとしている「時間」とは何なのか、タイムマネジメントとは何のためにやり、もしやらなかった場合どのようなリスクがあるのか?を最初に考えて頂きました。

私がいつもセミナーや講座で大切にしていることは、「考える時間」を必ず取ることです。講師が一方的に話していると、思考が停止して知識が入らないので、必ずアウトプットをして頂きます。

時々、私も思いつかなかった面白い意見が出たり、講師側にもたくさんの発見があります!

効率だけでなく効果を考える

タイムマネジメントをする理由の部分でよく出てくるのが「仕事の効率化」という意見です。これはもちろん正しいのですが、実は効率だけでなく「効果」もきちんと理解していないと、そのタスク自体が無駄になっている可能性があります。どんな成果(結果やゴールと置き換えてもいいですね)を得たいのか?そこが決まっていないと、どんなに早く仕事をこなしても、望んでいた成果は得られないし、得られたかどうかも判断ができません。

最初にこの仕事を通して得たい「成果」が何かを決める必要があります。

「7つの習慣」という本を書かれたコーヴィー博士は「コンパスと時計」という表現を使っていてとてもわかりやすいです。向かう方向を「コンパス」でチェックしてから、どれくらいで着けるかを「時計」で確認する。

やみくもに急いで仕事をこなす前に、「コンパス」を確認することがタイムマネジメントで最も重要だと私は考えています。

会議の時も、プロジェクトの時も、目的やゴールをきちんと決めて、全員が同じイメージを持ってからスタートするととてもスムーズに進行できます。

期限は自分から設定する

期限は、仕事を依頼する側だった場合、必ず設定するようにします。それも「今日中」とか「すぐに」とかではなくきちんよ数字で「今日の18:00まで」「15分以内に」といった具合です。数字は、共通のルールです。なので数字を使わないと勘違いなどのトラブルに発生する可能性があります。

また、仕事を受ける側は期限を言われなかったとしても、自分から期限を相手に確認する癖をつけると良いです。これには3つのメリットがあります。1つ目は、相手との認識のずれを未然に防止できること、2つ目は、自分で宣言すること時間意識が付き先延ばしにしないこと、そして3つ目は、自分で宣言したことを達成できた時、大きな自信につながることです。些細なことでも、有言実行が一番自分の自信につながります。相手だけでなく、自分のためにも期限を設定しましょう!

優先順位の付け方

パレートの法則(2:8)をご存知でしょうか?全タスクのうち、2割をやれば8割の成果が得られるという法則で、これは私の実体験上でも本当に当てはまっているなと思います。

例えば、朝の身支度を考えてみてください。出勤前、1時間で普段は準備しているところ、今朝は大寝坊をしてしまい15分で家を出なければいけませんでした。

その時、皆さんの頭の中はぐるぐるぐるーー!と回転して、恐らく歯磨きや顔を洗うことは諦めて、パジャマを脱ぎ捨て、洋服に着替え、バッグを持って(メイクポーチは忘れずに入れる)、靴を履いてダッシュで家を出るのではないでしょうか?

「定刻に出勤する」ということを達成したい場合に「絶対にやらないといけないこと」がまさにパレートですよね。仕事においても同じことが言えます。100個タスクを洗い出したら、そのうちのどれが成果に直結しているのか、2割を洗い出す。優先すべきはこの2割からやることです。

優先順位のところでは、「重要度と緊急度」から「第1領域〜第4領域」の4つに分類し、できるだけ「第2領域の緊急ではないけれど重要なこと」からスケジュールを埋めることをオススメしました。興味ある方はぜひ調べてみてくださいね。

ツールや本の紹介

WBS(Work Breakdown Structure)、ガントチャートなど簡単に私が普段作っている物をご紹介しました。今は便利なアプリが色々と出ていますが、私は基本Excelで作成してしまいます。ガントチャートは、システム導入など多くの人が関わる案件である場合は、アプリやシステムを使った方が楽に作れます。(日付をければ自動的にバーも変更してくれるなど。Excelだと図を都度自分で調整しなければいけないのでけっこう手間です。)

本は、臼井 由妃先生の「やりたいことを全部やる! 時間術 」をご紹介させて頂きました。ちょうど先日、臼井先生の新刊イベントの取材をして臼井先生から「期限は守るだめにあるんじゃなくて、驚かせるためにあるのよ!」と言われて衝撃を受けたところでした。女性経営者として前を走ってくださっていて、私はとても尊敬しております。

働くお母さんは最強のタイマネ人

一人暮らしだったころも忙しい!と思っていたけれど、子どもが生まれてからは本当に自分の時間がなかなか取れません!(一体、一人の時は何をしていたんだろう・・・と思うくらい)でも、不思議と赤ちゃんが寝た1時間のうちにやることが「パパパ!」と頭に浮かび、実行できてしまうんですよね。

「時間が限られている」と思うと、その間にどうやってやるか自然と段取りを考えるものです。お母さんは本当にタイマネの達人だと思います。

普段の仕事も自分で時間を区切る、要するに追い詰められた状態を自分で作る必要があります。そうすれば、自然と2割のやることがわかって、効率的且つ効果的に仕事が終わります。「保育園のお迎えの時間」があるから、そこから逆算して1日の予定を立てるわけです。

人はいつか死にます。だから時間は「有限」ってみんなわかっているはずなのに、どこかでそのことを忘れてしまうというか、時間たっぷりあるな~と思ってしまいます。私もです。だけど、人生は本当に短くて、やりたいことは本当に全部今すぐやったほうがいいと私は思います。

タイムマネジメント講座をやって、自分も今一度ライフプランや仕事のプランきちんと考え直そうと思いました。