ビジネスにおけるメールとチャットツールの使い分け

こんにちは、キャリアアドバイザーの白木賀南子です。
お客様先でのチャットのやりとりを見ていて、普段何気なく使っているコミニケーションツールの使い方について今日は考えていました。
企業内でも最近は、メールだけでなく、Slackなどのチャットツールを使っている会社は多いです。また、一般的にはLINEやFacebook Messengerを使ってやりとりをしている人も多いと思います。それぞれ便利な点やこういう時に使うと良いという点があると私は思っていますので、私なりのオススメの使い方をご紹介します。

メールは「報告」や「証跡」にオススメ

メールは今でも欠かせないコミュニケーションツールですが、リアルタイムのやり取りにはあまり向いていないのでスピード感を持って仕事を進めたい場合は向いていないですね。日本だと特に、「お世話になります」「お疲れ様です」といった挨拶文なども入れないといけないですし、やり取りが少し面倒だと思う方も多いと思います。やはり、手っ取り早いのはチャットか電話をしてしまうことです。
では、メールはどういう時に使うのがオススメなのでしょうか?

口頭でのやり取りのエビデンスを残したい場合

口頭や電話で確認した内容を私は確認の意味も込めて必ずメールをするようにしています。特に2人だけのやり取りになってしまうと、チームの他のメンバーには共有されにくいので、「TO」に直接話した方、「CC」に関係者を入れてメールをします。これによって、確認事項や決定事項の共有と備忘録にもなりますので、言った言わないの争いを防ぐためのエビデンスにもなります。

また、改めて文章にしてみると、口頭で話したときには伝わっていなかったニュアンスなどが明確になり、認識の齟齬がある場合もお互いに確認ができます。曖昧だった部分がクリアになりますので、メールに残す癖は付けておくと良いです。

何かの報告をしたい場合

報告書を作るまででもないが、何かの作業や実施内容に関して報告をしたい場合に、私はメールで報告しています。チャットツールはリアルタイムのやり取りには向いているのですが、情報が流れていってしまうので検索しづらいことがありますし、無料で使っている場合は過去のメッセージが自動的に消されてしまう場合もあります。その点、メールは(本人が削除してしまったら見れませんが)残りますので、検索もしやすく報告を行うには良いです。また、フォントの大きさや色を変えたり、箇条書きを使うこともできるので、チャットで報告するよりも私はメールを使った方が受け取った側も読みやすいと思っています。

チャットツールは「スピード」と「マルチタスク」

チャットについては儀礼的な挨拶もすべて省いてフランクにコミュニケーションが取れるので、スピーディーに相談や意思決定ができます。電話と違って、時間・作業共に占有されるわけではないので、マルチタスクに仕事をこなすのであればチャットツールは非常に便利です。また、1対1のやりとりだけでなく、チームでのやりとりや意見交換もスムーズにできます。
Slackやチャットワークが今はチャットツールとして有名ですね。私もSlackを良く使っていますが、注意しなければいけないのは無料版だと「直近のメッセージ 10,000 件」しか検索できないということです。過去のやり取りをすべて残しておきたい場合は有料版にしなければいけないので、情報の残し方には注意が必要になります。
また、会話のようにテンポよくコミュニケーションが取れることがメリットにも関わらず、一方的なコミニケーションしか行っていないパターンも良く見受けられます。これでは、チャットを使う意味がありません。

即断・即決・即返信

チャットの場合は、温めておく意味がありませんので、メッセージを受け取ったら即断・即決・即返信というのを私は心がけています。特に、チームのチャットルームの場合は、誰かの発言に対して誰も反応しないスルー状態になってしまうことが良く見受けられますが、それでは円滑なコミュニケーションができないので主体的に反応していくことが大事です。

メールも同じですが、後で考えよう、後で返信しようと思って取っておくと良いことがありません。ビジネスにおいてはスピードが大事だと思っています。情報も古くなると使えない情報になっていることが多いです。

セキュリティには気を付けて

スピード勝負!というと、急いで大事なことを飛ばしてしまうことがあると思いますが、IT業界においてセキュリティのインシデントは大きな問題になります。特に情報漏洩・・・メールの宛先誤送信、添付ファイルのミスなど、私の周りでも大きな問題になっているケースが多々ありました。人なのでミスをすることはありますが、必ずメール送信前にチェックしてください!

  • 宛先に間違いはないか
  • To、Cc、Bccはあっているか
  • 添付ファイルはあっているか(パスワードをかけたか)
  • 宛名のお名前に間違いはないか

チャットの場合は、違うトークルームに機密情報を流してしまっていないか注意してくださいね。私用で使うLINEでもたまに誤送信してしまうことがあると思いますが、それも大きな問題に発展することがありますよね。チャットは特に気軽に話せるのは良いのですが、間違った時にも取り消すことができないので「何をどこで誰に話しているのか」要注意です。

以上、今回は主にメールとチャットツールについてご紹介しました。この他にも、WEB会議システムやSNSなどでコミュニケーションを取ることもできますね。用途にあった適切なツールを活用して仕事を効率的且つ効果的にできると良いと思います!