営業もコンサルも頭の中を可視化しなければ伝わらない

こんにちは、キャリアアドバイザーの白木賀南子です。
仕事をする上で、自分ひとりで何か制作したり、単純作業を繰り返すような業務をしている人以外は、誰かと一緒にチームで仕事をしたり、クライアントとやりとりをしたり、必ず「人」と一緒に仕事をしていると思います。
そんな時、「チーム内や上司とのやり取りがどうもうまく進まない」「お客様の要望にきちんと応えられていない」といったミスコミュニケーションが発生することがよくありますよね。
どうしたらそれが防げるのでしょうか?それは、それぞれ頭の中にある情報をみんなが共通の認識ができるように可視化する必要があります。

私が営業アドバイスやコンサルを行う場合、大事にしているプロセスが、人の頭の中にある情報を引き出して、整理して、資料化つまり可視化することだと気づきました。今日は、どんなプロセスでそれをやっているかをご紹介したいと思います。

情報を可視化するまでのプロセス

情報を可視化するまでの段階について、私はこんな流れでやっています。
  1. 広げつ質問と深める質問をする
  2. 発言内容に同意ではなく理解を示す
  3. ゴールに対して「現状」と「理由」を整理する
  4. ゴールとの差を埋める提案内容を考える
  5. 資料化して可視化する
それぞれについて少し詳しく説明します。

広げる質問と深める質問をする

相手の頭の中にあることをまずは引き出さなければいけません。これはアドバイスをするような場面だけでなく、営業でも同じです。

  • 何をどうしたいと思っているのか
  • 何に困っているのか

根底にある相手の意図や背景を引き出すための質問を繰り返し行っていきます。この時に、話題を広げる質問と深める質問があります。

ざっくりまずは大枠を捉えたい場合は、話題を広げる質問として、
どんなことをやりたいと思っているのですか?何に困ってますか?といった形で相手にまずは思うままに話してもらいます。

その次に、深める質問をしていきます。

  • なぜそれをやりたいと思ったのか
  • その困っていることをどうして解決しなければいけないのか

そうすることで、相手の意図や状況がつかめてきます。

自分の頭の中を整理するときも同じだと私は考えていて、まずざっくりと何をしたいのか、何が問題なのかを洗い出し、それに対して「なぜ」を5回くらい繰り返して考えていくと自分の意図や考えというのが現れてきます。

発言内容に同意ではなく理解を示す

これは相手の話しを受け止め、内容を理解するプロセスです。ここは相手の話しをバイアスをかけずに素直にそのまま聞くということが大切だと思っています。また、この時に相手の意見や考えに対して自分の意見や考えが同じでなければいけないわけではありません。つまり、相手の発言した内容を理解をし、認めますが、別にそれに同意をしなければいけないというわけではありません。

ゴールに対して「現状」と「理由」を整理する

次は把握した情報を整理するプロセスです。相手は、色々話しているので話しの流れが前後していたり、繰り返しがあったり、話す中で自分では気づいていない情報が出てきたりします(ここで良い情報が引き出せているかは、1でお伝えした質問が大事!)。それを、論理的にわかりやすく整理していきます。

論理的というのは、話しの流れの整理です。困っていることがあるのであれば、「課題は何か」「なぜその課題を解決しなければいけないのか」「それに対して今の現状はどうなのか」「理想としているゴールはどこなのか」ということです。

こうしたい!こうなりたい!という思いがある場合も同じで、「こうなりたい!というゴール」に対して「今の現状はどうなのか」「なぜそうなりたいのか」ということを整理します。

ゴールとの差を埋める提案内容を考える

情報を整理することができたら、解決策や提案内容を考えていきます。もちろん、整理することが目的だった場合はその段階で相手と確認を行ってもOKです。

課題に対して、自分は何が提供できるのか?どうしたら解決できるのか?ゴールと現状の差を埋めるためにやるべきことは何か?どんどんアイディアを考えていきます。自分の既に持っている知識や技術で解決できるのであればそれでOKですが、もし新しい知識や技術を取り入れる場合はその調査と裏付けも大切です。

課題に対する現状とゴールが明確になっていなければ、解決策の提案はできませんので、必ず前の段階でその整理ができていることが重要になってきます。

資料化して可視化する

最後に、必ず資料に落とし込みます。言語化・図式化して目に見える形にしなければ相手と認識合わせはできません。特に言葉だけでは足りない場合も多くあります。例えば、「りんご」と言われた時に私は「丸い赤いリンゴ」を想像して話しているのに、相手が「緑の切れているリンゴ」のことを想像して話しを聞いていたとしたらそこには大きなコミュニケーションミスが起きることになります。そのため、グラフや表を入れたり、イメージ写真や図を入れることも非常に大切です。

プロデューサーとかコンサルタントは常にこういったプロセスを踏んで仕事をしているはずです。この流れは恐らくまだAIにはできないのではないかな?と思うので、これからの時代も人が行う仕事としてしばらくは残っていくのではないかなと感じます。

10日間でフリーランスとして活躍する能力を掘り起こす方法