【初めての人にも伝わる上手な報告の仕方】何を伝えるべきなのか?

3月も今日で終わりですね。息子の保育園では大好きな先生が異動になってしまったり明日から4月だ!という感じです。いよいよ年少さんになります。

私は臨月になるので、今日で一旦出産前の仕事をお休みさせていただくことになりました。直接ご挨拶できていない皆様、すみません!

お客様も皆さん、出産頑張って!早く戻ってきてください!と言ってくださり、本当に嬉しく、感謝です。

素敵なお花もいただきました!

さて、今回は報告の仕方についてです。

会議の場などで、初めてその情報に触れる人に対してどのように報告や情報共有を行うか?

意外と簡単そうでできていない人が多いなと思います。

そこで、初めての人にも伝わる報告の仕方についてまとめたいと思います。



0から全部説明している時間はない

枝葉末節の部分まで全部説明しようとして時間を取っている人をよく見かけます。これでは、多くの人の時間を奪っているだけでなく、その人自身も報告下手だな〜という印象を相手に与えてしまいます。

会議の場などでは、0から全部説明している時間はないのです。では、何を報告すれば良いのか?そのポイントを見極めて伝える必要があります。

結論ファーストで伝える

報告の基本は結論や結果を最初に伝えます。それがないと結局、どこにこの話しは向かっているのか?が伝わらないので、簡潔に結論や結果を先に伝えます。

経緯は結論に至った理由を中心に伝える

次に、なぜその結論や結果に至ったかの経緯や背景を伝えます。ここでポイントになるのが、全て時系列に細かい部分まで伝えるのではなく、先に報告した結論や結果に至った理由や判断基準を中心に伝えるようにします。

主語を省かずに伝える

登場人物、特に主語が誰なのかを省いてしまうと話しの流れがわかりにくくなるので、登場人物の紹介もします。

何をやっている人・会社なのか?どういう関係性なのか?など簡潔に伝えるようにします。

相手の立場にたって知りたいポイントを考える

もし、自分が報告相手の立場だったら何を知りたいかな?何の情報を伝えないと伝わらないかな?を常に考える癖をつけると良いですね。

また人の報告の仕方を聞いて、この人のこういうところがわかりやすい!と思ったらぜひ自分に取り入れてみる、逆に人の報告でわからないことがあったら積極的に質問してみるといったアクションを起こしていくと自分の中でもどういう報告をすればより相手に伝わるのか?が磨かれていきます。

まとめ

1番大切なことは報告相手の立場にたって考えることです。その上で、登場人物の簡潔な紹介、結論を先に伝えて、結論に至った経緯を理由を中心に伝えましょう!

会議の時間は短い方が絶対に良いです。そのためには、何を報告すべきなのかポイントを絞り、効率的且つ効果的な報告を心掛けてほしいなと思います。

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