【業務効率化の4つのポイント】仕事をどれだけ楽にできるかに頭を使うこと

週末に私が最近毎週楽しみに見ていたドラマが終わってしまいました…TBSの天国と地獄。原作がマンガなどではなく、オリジナルのドラマだったのですが久々にハマりました。Paraviで見れますので、見てほしいです。

さて今日は仕事の効率化の話しです。社員とミーティングをしていて、みんなある意味すごく真面目だな〜と思うことがあります。

それは指示された内容をそのまま自分でコツコツ真面目にやろうとしているということ。

コツコツやることが悪いと言っているわけではないのですが、仕事の効率化を考えるとこれだとどんどん仕事が溜まってしまう一方…

私は仕事はどれだけ楽をするか?だよと伝えたらみんな笑ってましたが、実際そうなんですよね。そこに頭を使って、一石二鳥ならぬ三鳥になるか。そこを考えてからタスクをこなしていけばより早くより短い時間や作業量で仕事が終わります。

今回はそんな楽に仕事をするには?をまとめてみました。

いかに0から考えないか



資料作成や何かアイディアを考える時に、自分で0から考えることほど大変なことはありません。既にあるイメージや既にある資料をまずは探して、それをベースに自分がやろうとしていることの場合はどうか?を考えていきます。まるっと全てコピーしてしまうのはNGかもしれませんが、参考にすることはOK!

私がよくやる検索方法をご紹介しておきます。

  • 自分のやりたいことをGoogleで検索する
  • 出てきたページの中で内容を参考にする場合は上位5ページくらいをざっと見る
  • 図や資料の場合は、「画像」の分類をクリックして、自分のイメージに合う画像を参考にする

いかに自分でやらないか

チームや他の人の脳みそや手を借りれるならば借りた方が自分の一つの脳みそや手だけでやろうとするよりも、はるかに早く良い仕事ができます。

人を巻き込む力、人に頼む力、人に委譲する力

これが大切なのですが、できない人が多いんですよね。

私はヘルプデスクをやっていた経験から、自分1人が情報を握っている状態や自分1人しか知らない、やっていない状態をいかに作らないか、つまり人にいかに共有するか、協力を依頼するかを常に考えて仕事をしてきました。万が一、私が休んだりしてしまうとお客様に迷惑がかかるからです。

自分でやらないようにするには、タスクの細分化が必要です。

  • これは自分じゃないとできない
  • これは人にお願いできそう
  • これはむしろ人にお願いしたほうがいいものができそう

このようにタスクを分解して、自分じゃないとできないこと以外は頼んでみます。

特に部下やチームメンバーの育成をしたい人は絶対に頼んだ方がよいです。頼むことで、相手の経験値も上がりますし、出てきたアウトプットへのフィードバックが人も自分も育つきっかけになるからです。

いかに標準化・ツール化するか

一回考えた方法やノウハウは、横展開できるはずです。なので、必ず標準化やツール化をします。

ツール化というのは、以下のような資料にまとめて誰でもが使えるようにするということです。

  • マニュアル
  • プレゼン資料
  • フロー図

資料を作らない人が非常に多いことに私はびっくりしました。これもヘルプデスクの経験ですが、同じ問い合わせを違うユーザーさんから何度も受けることがよくありました。その度に口頭で説明するのは大変なので、こういう時にマニュアルを作って、それを送って見てもらえば解決するという形で業務量を減らす工夫をしていました。最終的にはユーザーさんが問い合わせをしなくても自己解決できるようにFAQサイトを作るといった提案につながっていきます。

いかに自分のコピーを作るか

これは上級編ですが、人材育成や教育を何のためにするか?というと自分と同じことができる人をどれだけ増やせるか?ということです。

売れてる営業マンであれば、自分がなぜ上手くいっているのか?を分析して、それを教えてあげることができれば、会社の売り上げも上がるし、部下も育つし、お客様も喜ぶ。いいことばかりなのですが、これが分析して教えるというのはけっこう時間がかかることなんですよね。

ここは、客観的に第三者にまとめてもらうのもありです。誰かに話すことで、その人がノウハウにまとめてくれる可能性があります。

まとめ

いかがでしょうか?努力して真面目に仕事するのは当たり前ですが、どこに頭を使ってどこにエネルギーを注ぐかは最初はちょっとの差でも将来的に大きな差になります。

0から考えない、自分でやらない、ツール化する、コピー作りで、どんどん業務効率化していきましょう。

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