プレゼンがめちゃくちゃうまくいく準備の仕方

こんにちは、キャリアアドバイザーの白木賀南子です。今日はマーケティング戦略からイベント企画のミーティング、政界の方との打ち合わせなど目まぐるしい1日でした。私は今は人前で話すことにはあまり苦労しませんが、最初はうまくしゃべれなくて枕を濡らしたことが多々あります。

今回は、プレゼンテーションがめちゃくちゃうまくいく準備の仕方をお伝えします。このやり方を知った上であとは何回も場数を踏んでいけば、苦手だという人も成果が出てくると思いますのでぜひチャレンジしてみてください。

プレゼンテーションとは?

プレゼンテーションとは「聞き手に対して、自分の考え、情報、企画、計画、提案などを目に見える形で提示し、説明すること」です。会議室で1対1の場合もあれば、大きな会場で1対多で行う場合もあります。

プレゼンは準備が9割9分9厘と言っても過言ではない

私はプレゼンが成功するかどうかは、9割9分9厘準備が大事といっても過言ではないと思っています。しかも、最初のステップが重要で、そこの準備を間違うと成功確率は著しく落ちると感じています。

最初のステップが何かというと、お客様や聞き手のニーズを把握することです。自分の考えを一方的に押し付けてしまってはプレゼンは成功しません。

準備する中で、相手のことを真剣に考えるのです。

よく陥りがちな勘違いが、プレゼン=立派な資料を作ってうまくしゃべる
と思っていること。これは残念ながら違います。

資料作成や話術よりも重要なことはお客様や聞き手に、自分のプレゼン内容が
「なぜ」「どんな」意味があり、「どのようなニーズ(問題解決・あるいは感動体験など)を満たすことができるのか」ということです。

プレゼンがめちゃくちゃうまくいく準備ステップ

WHO:誰に?

誰に対してプレゼンするのかがはっきりしていないと何を伝えたら良いのか定まりません。特に1対多の場合、聞き手がどのような人たちなのかをきちんと把握しておく必要があります。1対1の場合も、企業であればどの役職の方、何人に対して提案するのかを予め確認しておくと良いです。

WHY:目的は?

明確にしておきたい目的は2つあります。

1つ目は最初に大事ですよ!とお伝えした、相手のニーズです。

お客様や聞き手は「何のため」にプレゼンを受けるのか?
ここを明確にしておく必要があります。

2つ目は、自分がプレゼンをする目的です。「何のため」にプレゼンをするのか?こちら側のゴール(着地点)を定めた上で準備をスタートしましょう。

ミーティングなどもそうなのですが、「このミーティングのゴールは?」「この打ち合わせの目的は?」と聞くと、「情報を伝えたい」といった答えが返ってくる場合があるのですが、情報を伝えたその先に相手にしてほしいことがあるはずです。情報を伝えた結果「どうしてほしいの?」という部分を明確にしておきましょう。そこが、着地点です。

What:1番伝えたいことは?

次に、何を伝えるかですが、まず「1番伝えたいこと」を絞っておきます。ここを見失うと、あとで結局何が伝えたかったの?と相手にとってもポイントがぼやけてしまいます。

ブレスト&情報収集

誰に何をなんの目的でプレゼンするのか?が定まったらあとは、伝えたいことを肉付けしていきます。そのためには、ブレインストーミングをして相手のニーズに対して自分が伝えることの根拠や情報を探していきます。

ブレストするときは、手を動かしてノートに書きだしたほうが私はうまくいくのでいつもノートにたくさん書き出しています。どうしたらもっとわかりやすいか?ここは箇条書き、ここは図解など相手に伝わりやすく、イメージしやすいように資料作成のイメージを描きます。

資料作成は一旦始めたら最後までやりきる

イメージが固まったら、パソコンに向かって資料を作成していきます。私はPowerPointを使うことが多いです。昔から使っている&講師をしていた経験があるので慣れているということもあり、ずっとお世話になっています。MacのkeynoteやGoogleのスライドを使ってももちろん良いですね。

ノートにある程度イメージができているのでパソコンに向かったら一気に作り上げます。必要なスライドの枚数をまず追加しておき、それをすべて一旦埋めるまでは手を止めないようにしています。なぜなら資料作成はいくらでも時間をかけられてしまうので、完璧を求めだすといつまでもパソコンから離れられなくなてしまいます。

なので、最初の段階で粗くてもいいので、最初から最後まで書き上げてしまうことをオススメします。

一気に一度ドラフトとして仕上げたら、一晩寝かせます。
すると、寝て起きた時、コーヒー飲んでる時、お風呂に入ってる時などにふっと
「あそこもっとこうしよう!」とか「この情報を入れたほうがわかりやすいかも?」といった良くするアイディアがおりてきます。

最初からあまり時間をかけずに作ったほうが良いもう1つのポイントとして、例えば社内で一度見せて方向性を確認しなければいけない場合に、せっかく時間をかけて作っても方向性が違ったり、変更が必要になったりすることが多々あるからです。

HOW:話す順番は?

資料の順番にもなりますが、話す順番は大切です。
私は提案の場合は、以下のような流れで作ります。

提案の背景や経緯→ニーズや課題への共感→提案骨子→提案内容(根拠やメリット)→相手にしてほしいアクション

ニーズや課題をわかってますよということを伝えると共に、最初に相手のニーズが合っているかも確認します。そこから、提案内容の骨子を伝え、具体的な話しを進めていきます。

相手が行動するまでの流れは以下のようになりますので、それを順番に満たしていくイメージです。

共感→理解→納得→行動

また、資料が独り歩きしてもいいように、背景や経緯も入れるようにしています。多く場合、決裁権のない方に話すとその場では答えが出ず、社内で検討することになります。その時に、決裁権のある上司に説明するので、すべての情報が盛り込まれていたほうが説明がしやすく結果につながりやすいです。

Q&A:どんな質問がくるか?

相手の立場に立って一度冷静に考えてみると、相手がどんな質問をしてくるかイメージができます。その質問に対する答えは必ず用意しておきましょう!

プレゼンを成功させる環境作り

準備ができたらあとは当日プレゼンするのみ!せっかくここまで準備したのですから、当日話す時は落ち着いて話したいですよね。そのための環境作りについてご紹介します。

日時や場所を前日に確認する

前日に必ず時間と場所を確認しておきます。移動する経路や何時の電車に乗るかなども調べておきます。また、相手にリマインダーを送って日時や場所に間違いがないか、念のため確認することも良いです。

会場には30分前に到着する

私は早い時は30分前、遅くとも15分前くらいには会場に到着するようにします。大きな会場でのプレゼンの場合は、1時間前に入る場合もあります。

なぜなら、まず夏は汗だくのままお客様の前に立ちたくないから。身だしなみを整える時間を必ず確保したいですね。また、1対多の場合は、プロジェクタにきちんと投影できるのか?マイクの音量はどうか?立ち位置はどこか?資料は手元におけるのか?など確認します。

最初から最後まで頭の中でシミュレーション

最初から最後まで頭の中で一度シミュレーションしてみます。頭の中で間違いなくしゃべれれば準備OK!特に、1対多の場合は、どこで動くとか動線も頭の中でシミュレーションします。

また、1対1ならば相手への質問で共通の話題を最初に探すようにしています。アイスブレイクと言われるものですね。親近感を持ってもらったほうがプレゼンは成功しやすいです。1対多なら自己紹介の時に親しみやすさを出すように、そこもイメージしておきます。

目的と1番伝えたいことを再確認

忘れがちなので、今日の目的と1番伝えたいメッセージはもう一度確認して自分に刷り込んでおきます。緊張して話していると、ここを忘れがちです。

ただ、緊張しやすい人はもう資料の中にこれらを盛り込んでしまうのがオススメです。そうすれば資料の流れの中で、相手も自分も確認することができ、伝え漏れがなくなります。

とにかく笑顔で感謝の気持ちを忘れずに

プレゼンの語源は「プレゼント」なのだそうです。相手に最高のプレゼントを渡すつもりで、笑顔で感謝の気持ちを込めてプレゼンをしましょう。

聴いてもらうのも当たり前ではない、時間を頂いているわけですから
結果がどうなろうと、お時間を頂けたことには心から感謝です。

御礼メールは当日中に!

まとめ

プレゼンは、相手へのプレゼント

「相手が何を求めているのか?」を把握して最高のプレゼントをするつもりで情報や提案を伝えましょう。そして、「相手に何をしてほしいのか?」というプレゼンのゴール(自分の目的)も明確にしてからプレゼンしましょう。伝わった結果、相手がアクションしてくれたらそれはプレゼン大成功ですね。

皆さんのプレゼンがめちゃくちゃうまくいくことを願っております!

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